Hệ thống quản lý điều hành dự án đầu tư xây dựng công trình

Đầu tư dự án

Hệ thống quản lý điều hành dự án đầu tư xây dựng công trình

Hệ thống quản lý điều hành dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm chủ đầu tư (hoặc nhà tài trợ) và ban quản lý dự án (nhóm quản lý dự án). Vai trò, trách nhiệm của các thành viên này được quy định như sau:

Thẩm quyền và vai trò chủ đầu tư (Chủ dựán/Nhà tài trợ)

a) Thẩm quyền của chủ đầu tư

  • Xác định phạm vi công việc;
  • Cung cấp các nguồn lực;
  • Chấp nhận hay từ chối kết quả
  • Chịu trách nhiệm về hiệu quả cúa dự án.

Hệ thống quản lý điều hành dự án đầu tư xây dựng công trình 1

 

b) Vai trò của chủ đầu tư

  • Hỗ trợ dự án một cách toàn diện ở cấp cao nhất;
  • Giải quyết các khó khăn, trở ngại;
  • Đảm bảo cung cấp các nguồn lực;
  • Giải quyết các mối quan hệ giữa các thành phần liên quan;
  • Giải quyết các vấn đề phát sinh.

Trách nhiệm của Ban quản lý dự án/Nhóm quản lý dự án

a) Trách nhiệm

–       Lập kế hoạch thực hiện dự án;

–       Tổ chức các hoạt động trong quá trình thực hiện dự án;

–       Đánh giá toàn bộ dự án và các giai đoạn chuyển tiếp.

b) Nhiệm vụ cụ thể

–       Tuyển chọn các thành viên;

–       Vạch kế hoạch “khung” thực hiện các hoạt động;

–       Điều hành các hoạt động;

–       Giữ mối quan hệ với chủ đầu tư và cấp trên;

–       Xác định các nguồn lực cần thiết;

–       Giải quyết các mâu thuẫn, bất đồng giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện dự án;

–       Đảm bảo các hoạt động đi đúng hướng, đúng hạn và trong giới hạn chi phí.

c) Yêu cầu của Ban quản lý / Nhóm quản lý dự án

–       Năng lực (tài nãng, kiến thức, năng lực tổ chức, kinh nghiệm và bí quyết chuyên môn);

–      Mục tiêu chung rõ ràng (tất cả các thành viên để hiểu rõ về mục đích chung của dự án với các tiêu chí và chỉ tiêu rõ ràng);

–     Hết mình vì mục tiêu chung (mọi thành viên nhận rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của mục tiêu mà phấn đấu hết mình để đạt được mục tiêu);

–      Cơ cấu đóng góp và được hưởng lợi công bằng (thành viên được hưởng lợi tương xứng với công lao đóng góp);

–     Môi trường mang tính chất xây dựng và khuyến khích (có sự hỗ trợ của cấp trên, cơ cấu không mang nặng về thứ bậc; có cơ chế khen thướng phù hợp; khuyến khích cách làm việc theo nhóm);

–     Mục tiêu dự án phù hợp với mục tiêu tổ chức (tổ chức bộ máy, hoạt động, cơ chế khen thưởng của ban, nhóm phù hợp với công ty / tổ chức chủ đầu tư).

Yêu cầu, nhiệm vụ của trướng ban quản lý dự án / trưởng nhóm quản lý dự án

Trưởng ban quản lý dự án (trưởng nhóm quản lý dự án) là người báo cáo trực tiếp chủ đầu tư / nhà tài trợ và có các vai trò sau:

–     Là người khởi xướng (bám sát yêu cầu của chủ đầu tư, thu hút được sự chú ý của mọi người);

–     Là người làm gương (lấy hành vi của mình để định hình hành vi và hiệu suất của người khác);

–     Là người thương thảo (giải thích, thuyết phục để mọi người thống nhất, chấp nhận);

–     Là người lắng nghe (quan sát, thu thập thông tin xung quanh và chia sẻ với mọi thành viên);

–     Là người huấn luyện (cùng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với các thành viên);

–     Là một thành viên (chia sẻ công việc với các thành viên khác).

Tuyển chọn thành viên của Ban/Nhóm quản lý dự án

a) Các cách tiếp nhận thành viên

–      Phân công (chủ đầu tư chọn người phù hợp mời tham gia);

–      Chỉ định (chủ đầu tư chỉ định người có năng lực và tin cậy);

–      Tinh nguyện (người quan tâm tự nguyện đến làm thành viên).

b) Số lượng thành viên

Tùy thuộc vào mục tiêu, nhiệm vụ bố trí đủ (không thiếu, không thừa) xét theo một số tiêu chí như:

–      Có thê tập hợp dễ dàng;

–      Các thành viên có thể giao tiếp thường xuyên và thuận tiện;

–      Không cần bổ sung thêm người để thực hiện công việc.

c) Tiêu chuẩn lựa chọn thành viên

–      Kỹ năng chuyên môn;

–      Kỹ năng giải quyết vấn để (phân tích tình huống để giải quyết vấn để);

–      Kỹ nãng giao tiếp, phối hợp (kỹ nãng làm việc một cách hiệu quả đối với đối tác);

–      Kỹ nãng tổ chức thực hiện công việc.

d) Nhiệm vụ của các thành viên

–      Hoàn tất mọi nhiệm vụ được giao đúng thời hạn đã định;

–     Chia sẻ những mối quan tâm và những điều không hài lòng với trưởng ban/trưởng nhóm và các thành viên khác;

–     Giúp đỡ trưởng ban/trưởng nhóm và các thành viên khác; và yêu cầu sự giúp đỡ khi cần thiết.