Hình thức, quy cách hồ sơ hoàn thành công trình

Đầu tư dự án

Hình thức, quy cách hồ sơ hoàn thành Công trình

a) Các bản vẽ thiết kế phải được lập theo quy định hiện hành và phải được chủ đầu tư hoặc đại diện được ủy quyền của chủ đầu tư xác nhận bằng chữ ký và đóng dấu đã phê duyệt.

b) Các bản vẽ hoàn công phải được lập theo “Hướng dẫn một số nội dung về quản lý chất lượng công trình xây dựng”.

c) Hồ sơ hoàn thành công trình được bảo quản trong hộp theo khổ A4 hoặc bằng các phương pháp khác phù hợp, bìa hộp ghi các thông tin liên quan tới nội dung lưu trữ trong hộp.

Thuyết minh và bản vẽ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng có thể được lưu trữ dưới dạng băng từ, đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp.

d) Các văn bản quan trọng trong hồ sơ hoàn thành công trình như quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng, quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế – kỹ thuật (trường hợp chỉ phải lập báo cáo kinh tế – kỹ thuật), văn bản kết quả thẩm định thiết kế, quyết định phê duyệt thiết kế, biên bản nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng, biên bản bàn giao công trình … được lưư trữ bằng bản chính. Trường hợp không còn bản chính thì dược thay thế bằng bản sao hợp pháp.

đ) Số lượng bộ hồ sơ hoàn thành công trình do chủ đầu tư và các nhà thầu thỏa thuận nêu trong họp đổng. [6], [18].

Lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình

A. Thành phần hồ sơ lưu trữ và nơi lưu trữ

a) Đối với chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng

Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng lưu trữ hồ

sơ thiết kế cơ sở, hồ sơ thiết kế kỹ thuật (trường hợp thiết kế ba bước), hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng. Thành phần hồ sơ lưu trữ gồm:

–   Thuyết minh và các bản vẽ thiết kế cơ sở, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế cơ sở, vãn bản thẩm định thiết kế cơ sở, vãn bản phê duyệt dự án, văn bản phê duyệt báo cáo kinh tế – kỹ thuật (trường hợp chỉ phải lập báo cáo kinh tế – kỹ thuật).

–   Thuyết minh và các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế kỹ thuật, báo cáo kết quả thẩm tra thiết kế kỹ thuật (nếu có), vãn bản thẩm định thiết kế kỹ thuật, văn bản phê duyệt thiết kế kỹ thuật.

–   Thuyết minh (nếu có) và các bản vẽ thi công, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế bản vẽ thi công (nếu có), báo cáo kết quả thẩm tra thiết kế bản vẽ thi công (nếu có), văn bản thẩm định thiết kế bản vẽ thi công (trường hợp thiết kế hai bước), văn bản phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công.

–   Bán vẽ hoàn thành công trình xây dựng lập theo quy định về “Quản lý chất lượng công trình xây dựng”.

b) Đối với nhà thầu thiết kế

Nhà thầu thiết kế tham gia thiết kế công trình xây dựng lưu trữ phần hồ sơ thiết kế do mình thực hiện. Riêng nhà thầu đảm nhận tổng thầu thiết kế phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ thiết kế công trình xây dựng bao gồm hồ sơ thiết kế cơ sở, hồ sơ thiết kế kỹ thuật (trường hợp thiết kế ba bước), hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công do mình và các nhà thầu phụ thiết kế thực hiện. Thành phần hồ sơ lưu trữ gồm:

–   Thuyết minh và các bản vẽ thiết kế cơ sở, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế cơ sở.

–   Thuyết minh và các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế kỹ thuật, các tài liệu tính toán.

–   Thuyết minh (nếu có) và các bản vẽ thi công, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế bản vẽ thi công (nếu có), các tài liệu tính toán (trường hợp thiết kế hai bước).

c) Đối với nhà thầu thi công xây dựng

Nhà thầu thi công xây dựng lưu trữ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng do mình thực hiện. Riêng nhà thầu đảm nhận tổng thầu thi công xây dựng phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ hoàn công do mình và các nhà thầu phụ thi công xây dựng thực hiện. Thành phần hồ sơ lưu trữ gồm:

–   Thuyết minh (nếu có) và các bản vẽ thi công, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng trong bước thiết kế bản vẽ thi công (nếu có).

–     Bản vẽ hoàn công công trình xây dựng.

d) Đối với cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng

–   Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền thẩm định thiết kế cơ sở lưu trữ hồ sơ thiết kế cơ sở do mình thẩm định.

–   Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp phép xây dụng lưu trữ hồ sơ thiết kế xin cấp phép xây dựng do mình cấp phép.

đ) Đối với cơ quan lưu trữ nhà nước [6],

–   Cơ quan lưu trữ nhà nước cấp quốc gia lưu trữ bản vẽ hoàn công công trình xây dựng đối với công trình theo quy định phải lưu trữ quốc gia, thời hạn lưu trữ vĩnh viễn.

–   Cơ quan lưu trữ nhà nước cấp tỉnh lưu trữ bản vẽ hoàn công công trình xây dựng cấp n, cấp I, cấp đặc biệt, được xây dựng trên địa bàn, trừ các công trình do cơ quan lưu trữ quốc gia lưu trữ.

–   Cơ quan lưu trữ cấp huyện lưu trữ bản vẽ hoàn công công trình xây dựng cấp IV, cấp III, được xây dựng trên địa bàn.

–    Công trình xây dựng theo tuyến đi qua nhiều địa bàn, trường hợp thuộc dự án do các bộ, ngành quyết định đầu tư thì bản vẽ hoàn công lưu trữ tại cơ quan lưu trữ quốc gia; trường họp thuộc dự án do UBND tỉnh quyết định đầu tư thì bản vẽ hoàn công lưu trữ tại cơ quan lưu trữ nhà nước cấp tỉnh.

–    Trường hợp dự án có nhiều công trình xây dựng với cấp khác nhau thì bản vẽ hoàn công công trình lưu trữ tại cơ quan lưu trữ nhà nước tương ứng với cấp công trình theo quy định.

–   Công trình xây dựng có giá trị đặc biệt về văn hoá và có hồ sơ đang lưu trữ tại cơ quan lưu trữ nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện, khi đã được xếp hạng thì hồ sơ được chuyên lưu trữ tại cơ quan lưu trữ quốc gia.