Hình thức, quy cách hồ sơ lưu trữ

Đầu tư dự án

Hình thức, quy cách hồ sơ lưu trữ

a) Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng nộp lưu trữ phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của tổ chức, cá nhân lập hồ sơ, có chữ ký của chủ nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế (đối với hồ sơ thiết kế); được bảo quản trong hộp theo khổ A4, bìa hộp ghi các thông tin theo quy định.

b) Các văn bản trong hồ sơ lưu trữ như văn bản phê duyệt dự án, văn bản phê duyệt báo cáo kinh tế – kỹ thuật (trường họp chỉ phải lập báo cáo kinh tế – kỹ thuật), văn bản thẩm định thiết kế, văn bản phê duyệt thiết kế, văn bản nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng… trường hợp không còn bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

c) Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn cổng công trình xây dựng có thể được lưu trữ dưới dạng bãng từ, đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp, thể hiện đầy đủ thành phần và nội dung hồ sơ lưu trữ.

Thời gian lưu trữ

–  Đối với chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, cơ quan lưu trữ nhà nước, hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng được lưu trữ theo tuổi thọ công trình.

Riêng các công trình xây dựng sau đây, bản vẽ hoàn công phải được lưu trữ quốC’ gia, thời hạn lưu trữ vĩnh viễn: Công trình có ý nghĩa quan trọng về lịch sử, chính trị, kinh tế, vãn hoá, khoa học kỹ thuật, quốc phòng, an ninh được Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư; công trình bắt buộc phải thi tuyển thiết kế kiến trúc có quy mô cấp I, cấp đặc biệt; công trình có giá trị đặc biệt về vãn hóa được xếp hạng.

–  Các nhà thầu có trách nhiệm lưu trữ các tài liệu liên quan tới các phần việc do mình thực hiện với thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 nãm.

Trách nhiệm trong việc lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn thành công trình xây dựng

a) Đối với chủ đẩu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng:

–  Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng theo thời hạn quy định; bảo quản an toàn hồ sơ theo tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.

–  Chậm nhất 03 tháng kể từ khi nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng, chủ đầu tư phải nộp hồ sơ lưu trữ vào cơ quan lưu trữ nhà nước; đảm bảo thành phần, hình thức và quy cách hồ sơ; đảm bảo thủ tục giao nộp hồ sơ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật nếu không nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định vào cơ quan lưu trữ nhà nước; phải chịu các chi phí phát sinh do việc cơ quan lưu trữ nhà nước phải đến thu nhận hồ sơ không được chủ đầu tư nộp đúng thời hạn quy định.

–  Không yêu cầu nộp lưu trữ nhà nước hồ sơ lưu trữ các công trình xây dựng mới theo quy định chỉ phải lập báo cáo kinh tế – kỹ thuật; các công trình cải tạo, sửa chữa, nâng cấp theo quy định chỉ phải lập báo cáo kinh tế – kỹ thuật nhưng không làm thay đổi kiến trúc, kết cấu chịu lực chính; các công trình xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp theo quy định phải có giấy phép xây dựng.

b) Đối với nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng

–  Nhà thầu thiết kế, ngoài trách nhiệm tự lưu trữ phần hồ sơ thiết kế do mình lập, phải nộp hồ sơ thiết kế cho nhà thầu đảm nhận tổng thầu thiết kế để lưu trữ.

–  Nhà thầu thi công xây dụng, ngoài trách nhiệm tự lưu trữ phần bản vẽ hoàn công do mình lập, phải nộp bản vẽ hoàn công cho nhà thầu đảm nhận tổng thầu thi công xây dụng đê lưu trữ.

–   Nhà thầu đảm nhận tổng thầu thi công xây dựng, ngoài việc lưu trữ toàn bộ bản vẽ hoàn công công trình xây dựng, phải tập hợp bản vẽ hoàn công theo từng lĩnh vực chuyên môn của công trình nộp cho chủ đầu tư để chủ đầu tư lưu trữ và nộp cơ quan lưu trữ nhà nước.

–   Nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật về tính xác thực của hồ sơ lưu trữ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng do mình lập; phải đền bù thiệt hại do việc sử dụng hồ sơ lưu trữ không đảm bảo tính xác thực gây ra.