Khái niệm, nội dung, ý nghĩa, trách nhiệm và phương pháp quản lý dự án (P2)

Đầu tư dự án

Nội dung quản lý dự án

Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với các giai đoạn của vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án. Từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. Vì thế, làm tốt công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nội dung quản lý dự án gồm:

–  Quản lý phạm vi dự án: Tiến hành khống chế quá trình quản lý đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu dự án. Nó bao gồm việc phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vi, điểu chính phạm vi dự án …

–  Quản lý thời gian dự án: là quá trình quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo chắc chắn hoàn thành dự án theo đúng thời gian đề ra. Nó bao gồm các công việc như xác định hoạt động cụ thể, sắp xếp trình tự hoạt động, bô trí thời gian, khống chê thời gian và tiến độ dự án.

Quản lý chi phí dự án: là quá trình quản lý vốn, định mức, đơn giá và giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà chi phí không vượt quá mức dự tính ban đầu. Nó bao gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí.

–  Quản lý chất lượng dự án: là quá trình quản lý có hệ thống việc thực hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về chất lượng mà khách hàng đặt ra. Nó bao gồm việc quy hoạch chất lượng, khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng …

–  Quản tỷ nguồn nhãn lực: là phương pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi nguời trong dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quả nhất. Nó bao gồm các việc như quy hoạch tổ chức, xây dựng đội ngũ, tuyển chọn nhân viên và xây dựng các ban quản lý dự án.

–  Quán lý việc trao đổi thông tin dự án: là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo việc truyền đạt, thu thập, trao đổi một cách hợp lý các tin tức cần thiết cho việc thực hiện dự án cũng như việc truyền đạt thông tin, báo cáo tiến độ dự án.

–  Quản lý rủi ro trong dự án: là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm tận dụng tối đa những nhân tố có lợi không xác định và giảm thiểu tối đa những nhân tố bất lợi không xác định cho dự án. Nó bao gồm việc nhận biết, phân biệt rủi ro, cân nhắc, tính toán rủi ro, xây dựng đối sách và khống chế rủi ro.

–  Quản lý việc thu mua của dự án: là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm sử dụng những hàng hóa, vật liệu thu mua được từ bên ngoài tổ chức thực hiện dự án. Nó bao gồm việc lên kế hoạch thu mua, lựa chọn việc thu mua và trưng thu các nguồn vật liệu.

–   Quản lý việc giao nhận dự án: là một nội dung quản lý dự án mới mà Hiệp hội các nhà quản lý dự án trên thế giới đưa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án. Một số dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyên giao kết quả. Nhưng một số dự án lại khác, sau khi dự án hoàn thành, khách hàng lập tức sử dụng kết quả dự án này vào việc vận hành sản xuất. Dự án vừa bước vào giai đoạn đầu vận hành sản xuất nên khách hàng (người tiếp nhận dự án) có thể thiếu nhân lực quản lý kinh doanh hoặc chưa nắm vững được tính năng, kỹ thuật của dự án. Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thi công dự án giúp đơn vị tiếp nhận dự án giải quyết vấn đề này, từ đó xuất hiện khâu quản lý việc giao – nhận dự án. Quản lý việc giao – nhận dự án cần có sự tham gia của đơn vị thi công dự án và đơn vị tiếp nhận dự án, tức là cần phối hợp chặt chẽ giữa hai bên (giao và nhận), như vậy mới tránh được tình trạng dự án tốt nhưng hiệu quả kém, đầu tư cao nhưng lợi nhuận thấp. Trong rất nhiều dự án đầu tư quốc tế đã gặp phải trường hợp này, do đó quản lý việc giao – nhận dự án là khâu quan trọng và phải coi đó là một nội dung trong việc quản lý dự án.

Ý nghĩa của quản lý dự án

–   Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong những công trình lớn, phức tạp: Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và không ngừng nâng cao đời sống nhân dân, nhu cầu xây dựng các dự án công trình quy mô lớn, phức tạp cũng ngày càng nhiều. Ví dụ, công trình xây dựng các doanh nghiệp lớn, các công trình thúy lợi, các trạm điện và các công trình phục vụ ngành hàng không. Cho dù là nhà đầu tư hay người tiếp quản dự án đều khó gánh vác được những tổn thất to lớn do sai lầm trong quản lý gây ra. Thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án khoa học hiện đại giúp việc thực hiện các dự án công trình lớn, phức tạp đạt được mục tiêu đề ra một cách thuận lợi.

–   Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điêu tiết hệ thống mục tiêu dự án: Nhà đầu tư (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án. Trong đó, một số mục tiêu có thể phân tích định lượng, một số lại không thể phân tích định lượng. Trong quá trình thực hiện dự án, thường chú trọng đến một số mục tiêu định lượng mà coi nhẹ những mục tiêu định tính. Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả.

Một dự án có quy mô lớn sẽ liên quan đến rất nhiều bên tham gia dự án như người tiếp quản dự án, khách hàng, đơn vị thiết kế, nhà cung ứng, các ban ngành chủ quản nhà nước và công chúng xã hội. Chỉ khi điều tiết tốt các mối quan hệ này mới có thể tiến hành thực hiện công trình dự án một cách thuận lợi.

–  Quán lý dự án thúc dẩy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhản lực chuyên ngành: Mỗi dự án khác nhau lại đòi hỏi phải có các nhân lực chuyên ngành khác nhau. Vì thế, quản lý dự án thúc đẩy việc sử dụng và phát triển nhân lực, giúp các nhân lực có thể phát huy đến mức cao nhất năng lực của họ.

Tóm lại, quản lý dự án ngày càng trở nên quan trọng và có nghĩa trong đời sống kinh tế. Trong xã hội hiện đại, nếu không nắm vững phương pháp quản lý dự án sẽ gây ra những tổn thất lớn. Đế tránh được những tổn thất này và giành được những thành công trong việc quản lý dự án thì trước khi thực hiện dự án, phải lèn kế hoạch một cách tỉ mỉ, chu đáo.