khai niem vai tro va chuc nang cua quan ly 53d061be7ce0b - Khái niệm, vai trò và chức năng của quản lý

Khái niệm, vai trò và chức năng của quản lý

Đầu tư dự án

a) Khái niệm về quản lý

Các nguồn lực thực hiện dự án đều có giới hạn và các tiến trình phải thỏa mãn tất cả các điều kiện ràng buộc, nên các tiến trình cần được hoạch định cẩn thận để không dư thừa, điều khiển để thực hiện đúng, giám sát để phát hiện bất thường, đo lường để biết mức độ hoàn thành được gọi chung là quản lý.

Quản lý, theo nghĩa chung nhất, là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Quản lý là một hoạt động có tính chất phố biến, mọi nơi, mọi lúc, trong mọi lĩnh vực, mọi cấp độ và liên quan đến mọi người. Đó là một hoạt động xã hội bắt nguồn từ tính chất cộng đồng dựa trên sự phân công và hợp tác làm một công việc để đạt được mục tiêu chung.

Khái niệm, vai trò và chức năng của quản lý 1

Theo nghĩa rộng, quản lý là hoạt động có mục đích của con người. Ọuán lý là hoạt động do một hay nhiều người điều phối hành động của những người khác nhằm đat được một mục tiêu nào đó một cách có hiệu quả.

Như vậy, quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để điều khiển nguồn lực thực hiện các tiến trình để giải quyết các vấn đề.

b) Vai trò của quán ỉý

–   Quản lý nhằm tạo ra sự thống nhất ý chí trong tổ chức giữa những người quản lý và người bị quản lý; giữa những người bị quản lý với nhau.

–   Định hướng sự phát triển của tổ chức trên cơ sở xác định mục tiêu chung và hướng mọi nỗ lực của các đối tượng quản lý vào mục tiêu đó.

–   Tổ chức, điều hoà, phối hợp và hướng dẫn hoạt động của các cá nhân, tổ chức, giảm độ bất định nhằm đạt được mục tiêu quản lý.

–   Tạo động lực cho mọi cá nhân trong tổ chức bằng cách kích thích, động viên; uốn nắn lệch lạc, sai sót nhằm giảm bớt thất thoát, sai lệch trong quá trình quản lý.

–   Tạo môi trường và điều kiện cho sự phát triển của mọi cá nhân và tổ chức, đảm bảo phát triển ổn định, bền vững và có hiệu quả.

c) Chức năng cơ bản của quản lý

Quản lý có 7 chức năng cơ bản sau:

Dự đoán (1): Dự đoán là phán đoán trước toàn bộ quá trình và các hiện tượng mà trong tương lai có thể xảy ra trong sự phát triển của một hệ thống quán lý. Dự đoán bao gồm cả các yếu tố thuận lợi, khó khăn, cả các yếu tố tác động của môi trường bên ngoài tới hệ thống các yếu tố tác động của chính môi trường bên trong.

Kế hoạch hoá (2): Kế hoạch hoá là chức năng cơ bản nhất trong số các chức năng quản lý, nhằm xây dựng quyết định về mục tiêu, chương trình hành động và bước đi cụ thể trong một thời gian nhất định của một hệ thống quản lý.

Tổ chức (3): Tổ chức là xác định một cơ câu chú định về vai trò nhiệm vụ hay chức vụ được hợp thức hoá.

Tổ chức chính là sự kết hợp, liên kết những bộ phận riêng rẽ thành một hệ thống, hoạt động nhịp nhàng như một cơ thể thống nhất. Sự phát triển của xã hội đã chứng minh rằng tổ chức là một nhu cầu không thể thiếu được trong mọi hoạt động kinh tế – xã hội.

Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý khi nó tuân thủ nguyên tắc thống nhất trong mục tiêu, mỗi cá nhân đều góp phần công sức vào các mục tiêu chung của hệ thống.

Một tổ chức cũng được coi là hiệu quả khi nó được áp dụng để thực hiện các mục tiêu của hệ thống với mức tối thiểu về chi phí cho bộ máy.

Động viên (4): Động viên nhằm phát huy khả năng vô tận của con người vào quá trình thực hiện mục tiêu của hệ thống. Khi con người tham gia vào một tổ chức để đạt một mục đích mà họ không thể đạt được khi họ hoạt động riêng lẻ. Nhưng điều đó không nhất thiết là mọi người phải đóng góp và làm tất cả những gì tốt nhất đảm bảo cho mục đích và hiệu quả chung cao nhất. Vì vậy, một trong những chức nãng quán lý cần phải xác định những yếu tố tạo thành động cơ thúc đẩy mọi người đóng góp có kết quả và hiệu quả tới mức có thể được cho hệ thống. Động cơ thúc đấy nói lên các xu hướng, ước mơ, nhu cầu, nguyện vọng và những thôi thúc đối với con người.

Điều chỉnh (5): Điều chỉnh nhằm sửa chữa các sai lệch nảy sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống để duy trì các mối quan hệ bình thường giữa bộ phận điều khiển và bộ phận chấp hành; giữa bộ máy quản lý với hoạt động của hàng trăm, hàng nghìn người sao cho nhịp nhàng, ăn khớp với nhau. Sự điều chỉnh cũng rất phức tạp, bới vì bất cứ một sự rối loạn nào trong một bộ phận, một khâu nào đó đều ảnh hường trực tiếp hoặc gián tiếp đến những bộ phận khác của hệ thống.

Kiểm tra (6): Kiểm tra là để đánh giá đúng kết quả hoạt động của hệ thống, bao gồm cả việc đo lường các sai lệch nảy sinh trong quá trình hoạt động, là một chức năng có liên quan đến mọi cấp quản lý căn cứ vào mục tiêu và kế hoạch đã định. Kế hoạch hướng dẫn việc sử dụng các nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu, còn kiểm tra xác định xem chúng hoạt động có phù hợp với mục tiêu và kế hoạch hay không.

Đánh giá và hạch toán (7): Nhằm cung cấp cho cơ quan quản lý các thông tin cần thiết để đánh giá đúng tình hình của đối tượng quản lý và dự kiến quyết định bước phát triển mới.

Đây là chức năng cuối cùng và rất quan trọng của quá trình quản lý đối với mọi hệ thống, yêu cầu phải chính xác đôi với các yếu tố định lượng và định tính. Cách đánh giá này có tầm quan trọng nhất định, nhưng tuyệt đối hoá phương pháp này và bỏ qua các định tính hoặc các yếu tố tiềm ẩn là các yếu tố khó đo lường được bằng con số thì thông tin chưa thật chính xác. Do đó đánh giá hiệu quả phải có thước đo phù họp với mục tiêu theo quan hệ chính xác cao dựa vào các tiêu chuẩn của các yếu tố cả định tính và định lượng.

Các chức nãng quản lý tạo thành một hệ thống thống nhất với một trình tự chặt chẽ, trong quản lý không được coi nhẹ một chức năng nào.