Khái niệm về thông tin và quản lý thông tin của dự án

Đầu tư dự án

Khái niệm về thông tin và quản lý thông tin của dự án

Khái niệm về thông tin của dự án

Thông tin của dự án là các dư liệu được thu thập, cập nhật trong quá trình thực hiện dự án.

Thông thường thông tin của dự án gồm 5 nhóm:

–    Nhóm 1 – Tài liệu chung: gồm các tài liệu bao quát thông tin về nội dung dự án (mục đích, nội dung, phương pháp, đầu ra, hoạt động, kinh phí, thời gian…), các điều chỉnh dự án và các tài liệu khác được chính thức thông qua với các bên liên đới (như các mô đun đào tạo, các hướng điểu hành, các chương trình và lịch làm việc cúa các tư vấn. cứa cán bộ dự án…);

–  Nhóm 2 – Tài liệu hợp tác với các bên liên đới: gồm các văn bản ký kết, các nội dung thỏa thuận giữa các bên liên đới, các văn bán pháp luật sử dụng, các cam kết đóng góp, tham gia và nội dung các cuộc họp liên quan đến dự án (điều chỉnh dự án, can thiệp dự án…).

–   Nhóm 3 – Tài liệu về hoạt động dự án: gồm các tài liệu bao quát thông tin về hoạt động của dự án, chú yếu là các hoạt động và đầu ra của dự án (như kết quả mua sắm, kết quả chi tiêu tài chính, số người hướng lợi, các hoạt động đã và đang thực hiện, kế hoạch triển khai các hoạt động, đầu ra..

–    Nhóm 4 – Các dữ liệu thu thập trong quá trình triển khai thực hiện dự án: khi bắt đầu dự án, có rất nhiều dữ liệu do chính dự án thu thập nhằm phục vụ xây dựng dự án, thực hiện và đánh giá như dữ liệu về đánh giá nhu cầu, điều kiện kinh tế – xã hội khu vực dự án, đặc điểm người hưởng lợi, đặc điểm vấn đề mà dự án tập trung (ví dụ như dự án xây dựng giao thông, thủy lợi…), các số liệu thu thập trong quá trình giám sát, đánh giá, tổng kết dự án… Các dữ liệu này, kể cả dữ liệu thô và dữ liệu đã được xử lý đều cần phải được quản lý tốt.

–   Nhóm 5 – Hệ thống các báo cáo: nhóm thông tin này tương đối tổng hợp vì đã được xử lý dưới dạng các báo cáo (như báo cáo tiến độ…), báo cáo giám sát, báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kết.

Hiện nay, khi đề cập đến thông tin về dự án thường chỉ được hiểu và đề cập đến thông tin nhóm 1 và 5, nhiều dự án cũng chỉ chú trọng quản lý và chia sẻ thông tin về hai nhóm này nên thông tin không được để cập đầy đủ.

Khái niệm về quản lý thông tin của dự án

Khi đề cập đến quản lý thông tin người ta thường liên hệ ngay tới các phần mềm quán lý, đến máy tính hay rộng hơn là tới công nghệ quản lý thông tin. Thực tế quản lý thống tin có nội dung rộng hơn nhiều so với công nghệ quản lý thông tin.

Quản lý thông tin thực chất là quá trình hoạt động nhằm tạo ra thông tin, sử dụng và chia sẻ thông tin. Còn các phần mềm máy tính hay công nghệ thực chất vẫn chủ yếu phục vụ cho hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin chứ chưa phải là quản lý thông tin theo đúng nghĩa của nó.

quản lý thông tin dự án không phải là quản lý các bản ghi hay số liệu thu thập trong quá trình thực hiện dự án mà nó là các hoạt động nhàm tạo ra thông tin, sử dụng thông tin và chia sẻ thông tin của dự án.

Vì sao phải quản lý thông tin dự án:

–   Để các cơ quan quản lý và thực hiện dự án có thê biết được dự án đang được triển khai như thế nào? và số liệu dự án có đạt được kết quả như đã định trước hay không?

–   Dựa vào thông tin được quản lý, các điều chỉnh dự án và tập trung nguồn lực có thể được tiến hành nhằm cải thiện chất lượng việc thực hiện dự án;

–   Thông tin dự án là cơ sở để phục vụ cho chính các hoạt động của dự án. Thông tin dự án được quản lý là cơ sở để lập, điều chỉnh kế hoạch, thực hiện kế hoạch, giám sát và đánh giá dự án. Quan trọng nhất là thông tin dự án sẽ được sử dụng đế quản lý hiệu quả của dự án như đo đạc hiệu quả, hỗ trợ quá trình quản lý để đảm bảo hiệu quả dự án;

–   Có rất nhiều bên liên đới quan tâm đến thông tin dự án như Chính phủ, ban điều hành dự án, ban quản lý dự án, các đơn vị hợp tác, các nhà tài trợ, các đơn vị thực hiện và các bên liên đới khác. Chính vì thế, thông tin cần phải được quản lý đế có thể chia sẻ, phối hợp, trao đổi nhằm cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho các bên và cho những người quản lý, thực hiện dự án.

Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin của dự án đầu tư xây dựng công trình

Nguyên tắc chung là thông tin dự án phải được một bộ phận quản lý. Đồng thời mỗi thành phần cúa dự án phải được cập nhật đầy đủ về cả 5 nhóm thông tin.

Sáu nguyên tắc được xem là quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống quản lý thông tin dự án hiệu quả là:

Nhân viên quản lý thông tin dự án phải được đào tạo

Không phái bất kỳ ai cũng quán lý thông tin dự án có hiệu quả (vì quán lý thông tin khác với lưu trữ thông tin). Nhân viên quản lý thông tin dự án phải đữợc đào tạo ít nhất ba nội dung: Quá trình tạo ra thông tin dự án; Sử dụng thông tin dự án và chia sẻ, thảo luận thông tin dự án.