Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Đầu tư dự án

Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là các tiến trình có tính hệ thống để xác định, phân tích và ứng phó với các rủi ro. Nó tận dụng tối đa khả năng xuất hiện và tác động của các biến cố tích cực, dồng thời giảm thiểu tối đa khả năng xuất hiện và tác động của các biến cố tiêu cực.

Lập kế hoạch quản lý rủi ro bắt đầu bằng sự nhận ra các rủi ro có khả năng xảy ra và kết thúc bằng cách hoàn thành kế hoạch đối phó rủi ro. Điều này gồm có tám nội dung:

(1) Làm rõ ra các rủi ro là một quá trình nhận ra được tất cả rủi ro có nguy cơ xảy ra trong dự án mà có thế đối phó và có thể dùng lý lẽ để giải thích được. Bất cứ một rủi ro tiềm ẩn nào không phải lúc nào cũng là mối đe doạ lớn tới sự thành công của một dự án mà cũng chảng là một vấn đề mà tổ dự án không xem xét tới. Để thấy được tất cả các nguy cơ rủi ro trong dự án, người ta yêu cầu các nhà chỉ đạo dự án cung cấp danh sách cụ thể về các vấn đề có liên quan tới phạm vi chịu trách nhiệm của riêng từng người. Rồi họ xem xét lại các danh sách đê khảng định rằng vấn để rủi ro đang thực sự gây nguy hiểm tới sự thành công của dự án và đang được tổ dự án chỉ đạo đối phó. Phương pháp này được thực hiện bằng cách sử dụng “Cơ cấu phân chia công việc” như là một cơ cấu của vấn đề để tìm ra các hiểm hoạ cụ thể. Nhà quản lý dự án hay nhà đối phó rủi ro (đối với các dự án lớn) sẽ phỏng vấn từng nhà chỉ đạo dự án để tìm ra các vấn đề tiềm ẩn đối với mỗi yếu tố cơ bản của “Cơ cấu phân chia công việc”. Với mục đích đánh giá rủi ro mọi người sẽ theo một danh sách tổng hợp về nguy cơ rủi ro.

(2) Đánh giá mức độ của rủi ro là một phương pháp để nhận ra khả năng giới hạn ảnh hưởng đối với mỗi vấn đề rủi ro. Khả nãng giới hạn chỉ ra mức độ rất có khả năng xảy ra mà rủi ro sẽ cụ thể hoá và được biểu thị bằng các thuật ngữ có liên quan và có định lượng. Ảnh hưởng của rủi ro là cách đánh giá về mức độ dự án sẽ chịu rủi ro là bao nhiêu nếu như vấn đề rủi ro được cụ thê hoá. Các ảnh hướng được diễn giải trong mối quan hệ về chi phí cùng với/ hoặc kế hoạch và/ hoặc hiệu quả thực hiện có tính chuyên môn.

Để đánh giá các vấn đề rủi ro, cách trực tiếp nhất là phải dự đoán được khả năng và ảnh hướng đối với mỗi vấn đề rủi ro đã được xác định bằng cách sử dụng kỹ thuật hoặc bằng cách phán xét và kinh nghiệm giải quyết. Thu thập các dữ liệu có liên quan và các phân tích cơ bản có thể cung cấp hướng “phán xét đúng nhất này” cho việc đánh giá rủi ro. Nhà quản lý dự án hay nhà đối phó rủi ro sẽ phân thích nguy cơ rủi ro của dự án và công nhận (sử dụng quyết định) khả năng và ảnh hướng của mỗi rủi ro.

(3) Lựa chọn vấn dề rủi ro là một phương pháp xác định cách thích hợp để đối phó với các rủi ro chính của dự án mà các rủi ro này thực sự gây nguy hiểm tới sự thành công của dự án, nó dễ được tổ dự án giải quyết và xét cho đến cùng đó là phương sách có thể giải quyết rủi ro. Việc này sẽ dẫn đến một loạt các rủi ro có thể được giải quyết bằng phương pháp đối phó rủi ro của dự án. Một loạt rủi ro sẽ được sửa đổi trong quá trình thực hiện vì trong lúc một số rủi ro biến mất thì một số khác lại xuất hiện. Đối với một số rủi ro, nhà quản lý dự án sẽ gặp khó khăn trong việc đưa ra đường lối chỉ đạo chống lại chúng. Theo lẽ thường thì tổ dự án sẽ phải đưa ra được đánh giá chung về tất cả những rủi ro ban đầu rồi lựa ra một tập hợp rủi ro thích hợp đê đối phó.

(4) Phương pháp tránh rủi ro là một quá trình cần thiết để làm giảm bớt đi khả năng xuất hiện đối với mỗi rủi ro đã lựa chọn để giải quyết. Mỗi một phạm vi chuyên môn xác định được những hành động nào nên được tiến hành để tránh hoặc để giảm khả nãng xuất hiện rủi ro được chọn lựa giải quyết. Người ta cũng phải xét hiệu quả sinh lợi cho hướng tránh rủi ro sắp tới. Trong việc xác định được phương pháp này, không một giải pháp cụ thể nào được đưa ra mà nó vượt qua cách bố trí hợp lý, quyết định sử lý có logic.

(5) Việc xác định kế hoạch đối phó bất trắc xảy ra và các điều kiện tiến hành/ kết thúc

Kế hoạch đối phó bất trắc xảy ra cho ta thấy những công việc mà phải làm đê giám

thiểu các ảnh hưởng gây ra do rủi ro mà nó đã nảy sinh ra như là một vấn đề của dự án. Thêm vào đó, người ta phải xác định các điều kiện bắt đầu/ hoàn thành một hoạt động. Các nhà chỉ đạo mỗi một chuyên môn xác định họ phải thực hiện các hành động đối phó nào với những bất trắc xảy ra mà họ phải có trách nhiệm giải quyết. Bất cứ một giải pháp cụ thể nào được đề xuất mà nó lại vượt ra ngoài việc tiến hành bình thường, cách bố trí hợp lý và quyết định sử lý với mục đích nhận ra phương pháp giải quyết. Điều này dẫn đến kế hoạch đối phó với mỗi rủi ro bất ngờ được chọn nhằm giải quyết rủi ro rồi xác định điểu kiện nào phải giữ đế bắt đầu tiến hành và kết thúc kế hoạch đối phó với rủi ro bất ngờ.

(6) Tìm ra dấu vết rủi ro và báo cáo cách thức xác định rủi ro là một phương pháp trong đó hiện trạng rủi ro phải được giám sát để xác định liệu phương pháp tránh rủi ro đã được xác định còn phù hợp cho việc giải quyết các rủi ro hiện tại và liệu kế hoạch dối phó với rủi ro bất ngờ còn có tác dụng đối với các rủi ro được sử lý. Bằng biện pháp này người ta tìm ra biện pháp trong đó sự nỗ lực điều chỉnh này phải được hoàn thành và các tình trạng rủi phải được thu thập, báo cáo, và cân nhắc. Các rủi ro chính phải được báo cáo trong báo cáo phân tích vấn đề rủi ro. Tất cả các nhà quản lý chuyên môn xác định rõ đặc điểm, tính chất cách tìm ra từng rủi ro như thế nào. Nhà quản lý dự án (hoặc nhà xử lý dự án) sẽ chỉ rõ tất cả các tình trạng rủi ro trong bản báo cáo sẽ được thu thập, phổ biến và được chú ý như thế nào trong các buổi họp duyệt lại dự án. Cụ thê là, việc theo dõi xử lý rủi ro sẽ được hoàn thành thông qua cơ sở dữ liệu xử lý rủi ro có chứa dữ liệu thích đáng đối với một vấn đề rủi ro. Từng phần của dữ liệu cơ bản sẽ được cập nhật thường kỳ khi bản báo cáo về các rủi ro được đưa ra. Điểu này sẽ dẫn đến việc định rõ mỗi rủi ro sẽ được tìm ra như thế nào và các hoạt động đối phó với rủi ro sẽ được hỗ trợ ra làm sao và được xét duyệt ớ cấp dự án nào.

(7) Tổ chức quàn lý rủi ro và xác định trách nhiệm là một quá trình xác định việc tổ chức giải quyết rủi ro và chịu trách nhiệm đối với việc giải quyết rủi ro. Nhiệm vụ của nhà quản lý dự án (nhà xử lý rủi ro) là phải chỉ ra được các tổ chức giải quyết rủi ro và trách nhiệm liên đới đối với từng cá nhân, điều này sẽ đẫn đến việc lập ra biểu đồ và bảng về chịu trách nhiệm liên đới (ma trận chịu trách nhiệm liên đới đối với việc xử lý rủi ro).

(8) Quán lý rủi ro và chuẩn bị dữ liệu: Việc cung cấp chính của việc lập kế hoạch đối phó với những rủi ro là một kế hoạch được chứng minh bằng tài liệu mà nó hỗ trợ các tất cả các thành viên trong tổ dự án có nhận thức chung rõ ràng về cách rủi ro được giải quyết dựa vào dự án cũng như là vai trò của họ trong kế hoạch này, ví dụ như là trách nhiệm cụ thể của họ. Dữ liệu cơ sở sẽ được chuẩn bị thu thập và báo cáo tất cả dữ liệu đối phó với rủi ro. Nhà quản lý dự án (nhà xử lý rủi ro) sẽ chịu trách nhiệm về nội dung kế hoạch đối phó rủi ro có cơ sở lý luận. Phương pháp này sẽ đưa ra sự bố trí về các dữ liệu đối phó với các rủi ro.