Lập tiến độ dự án theo Microsft Project

Đầu tư dự án

Lập tiến độ dự án theo Microsft Project

Ngày nay khi đã xác định được khối lượng công việc của dự án, có thê sử dụng Microsoft Project để lập tiến dự án một cách nhanh chóng. Microsoft Project là một công cụ vô giá đối với các công việc sau:

–       Tổ chức lập kế hoạch sản xuất;

–       Lập tiến độ công tác từng ngày, tuần, tháng …;

–       Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho các công việc;

–       Điều chỉnh tiến độ để thích ứng với những điều kiện ràng buộc;

–       Chuẩn bị báo biểu để thông báo tiến độ sau cùng đến tất cả những người phê duyệt hay thực thi tiến độ.

Khi vận hành dự án bạn có thể dùng Microsoft Project để tiếp tục những công tác sau:

+ Giám sát việc thực hiện dự án;

+ Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những rủi ro đe doạ đến sự thành công của dự án;

+ Điều chỉnh lại dự án để đối phó với những tình huống ngẫu nhiên;

+ Lập các báo biểu sau cùng về kết quả của dự án.

 

Lập tiến độ dự án theo Microsft Project 1

 

Lập tiến độ dự án theo Microsoft Project là một việc làm rất nhiều tiện ích. Chỉ phải lập tiến độ theo sơ đồ ngang (Gantt Chart), Microsoft Project sẽ tự động chuyển sang sơ đồ lịch hoặc sơ đồ mạng. Nếu bạn nhập dự trữ tài nguyên nào cho dự án thì Microsoft Project sẽ vẽ cho bạn biểu đồ cung cấp tài nguyên đó một cách chính xác.

Khác với sơ đồ mạng lưới trước đây, Microsoft Project cho ta sơ đồ mạng với nút công việc được thể hiện theo nhiều cách trang trí (10 cách) và cách thông báo trên từng công việc cũng khác nhau. Bạn có thể thể hiện công việc theo một, ba, nãm hoặc sáu nội dung. Mũi tên trong sơ đồ mạng của Microsoft Project cũng đi từ trái qua phải nhưng chỉ thể hiện mối quan hệ chứ không thể hiện là công việc.

Thực chất hai cách trình bày giống nhau về cơ bản. Cách sau có thêm phần dự trữ cho đầy đủ các dữ liệu cơ bản của một công việc.

Lập tiến độ dự án theo Microsft Project 1

Phương pháp trình bày công việc dưới dạng một nút còn được gọi là phương pháp MPM (Metra Potential Method), phương pháp đo thế.

Nối những bảng công việc bằng các dây quan hệ, ta có bảng kế hoạch tiến độ được trình bày theo mạng lưới công việc.

Lập tiến độ dự án theo Microsft Project 1

Đường găng của bất kỳ dự án nào cũng có thể được hiển thị qua ba cửa sổ: Gantt Chart, NetWork Diagram hoặc Tracking Grantt.

Đường găng của một dự án được thể hiện trên cửa sổ Gantt Chart (sơ đồ ngang). Một dự án có thể có một hoặc nhiều hơn một đường gãng.

Microsoft Project cho phép hiển thị đường găng (Critical Path) của dự án thông qua công cụ Gantt Chart Wizard.

Microsft Project cho phép lập tiến độ thi công theo sơ đồ mạng lưới, qua Layout Microsft Project còn giúp thể hiện tiến độ thi công theo cách vẽ xiên hay cách vẽ vuông góc.

Với sơ đồ mạng trong Microsoft Project về cơ bản giống lý thuyết sơ đồ mạng PERT. Nhưng quan niệm về công việc và sự kiện có một số điểm khác:

+ Trong biêu đồ của Microsoft Project, mỗi công việc được tượng trưng bằng một hộp hay nút và được các đường nối đến các Predecessor hay Succesor, các công việc phụ thuộc (Succesor) luôn được đặt ở bên phải hay ở dưới các công việc đi trước (Predecessor);

+ Trong Microsoft Project, công việc được thể hiện ngay trong sự kiện và mũi tên chỉ đế chỉ mối quan hệ;

+ Màu sắc hay các kiểu thức viền khung khác nhau sẽ phân biệt các cõng việc tóm lược, công việc tới hạn và những cột mốc. Các công việc thứ cấp được đặt bên dưới và về bên phải của công việc tóm lược;

+ Microsoft Project không thể hiện riêng công việc thực, công việc ảo và công việc chờ đợi mà chỉ thể hiện dưới dạng độc lập hay phụ thuộc;

+ Microsoft Project phân định rõ 9 loại công việc thứ cấp (giảm dần từ 1 đến 9);

+ Sự kiện trong Microsoft Project bao gồm nhiều thông tin cụ thể: Tên công việc, thời khoảng, ngày tháng bắt đầu, kết thúc, phân bố tài nguyên, các điều kiện ràng buộc, mức độ ưu tiên, các chú giải cần thiết, các công việc găng…

Ngoài ra, còn có thể lập tiến độ thi công bằng phần mềm Primavera. Đó là phần mềm tổng thể áp dụng cho một dự án lớn để lập tiến độ, quản lý và kiểm soát dự án. Primavera đa dạng hoá các giải pháp chạy trên nền đơn lẻ đến các giải pháp chạy trên mạng LAN và Internet.