Quản lý nhóm làm việc của dự án

Đầu tư dự án

Quản lý nhóm làm việc của dự án

Trong môi trường dự án nơi mà công nhân (nhân lực) đến từ nhiều chuyên ngành cùng nhau thực hiện các hạng mục công việc mang tính chất đa ngành, thì tầm quan trọng của hoạt động nhóm là vô cùng lớn. Vấn đề tập trung ở cách thức hình thành một nhóm làm việc, làm thế nào đế quản lý nó và loại hình lãnh đạo nào phù hợp nhất với một nhóm quản lý dự án. Mục tiêu của việc xây dựng nhóm làm việc là biến một tập hợp các cá nhân với các mục tiêu và kinh nghiệm khác nhau thành một nhóm được gắn kết tốt mà trong đó các mục tiêu của từng cá nhân có tác dụng hỗ trợ cho các mục tiêu của nhóm. Thời hạn hạn chế của các dự án và nhu cầu thường kỳ giữa các tuyến quyền lực theo chức năng của tổ chức làm cho việc xây dựng nhóm làm việc trở thành một hạng mục công nghiệp phức tạp.

Các thành viên của một nhóm quản lý dự án mới hình thành có thể đến từ nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức hoặc có thể là nhân viên mới được tuyển dụng. Đê xây dựng một nhóm làm việc có hiệu quả, sự bất trắc và không rõ ràng mang tính cá nhân hoặc của tổ chức phải được giảm tới mức tối thiểu. Điều này được thực hiện bàng việc xác định rõ, càng sớm càng tốt về dự án, các mục tiêu của nó, cấu trúc tổ chức (sơ đồ tổ chức), các thủ tục và các chính sách mà phải được tuân thú trong quá trình thực hiện.

Mỗi cá nhân tham gia dự án phải được giao một bản giao công việc, trong đó nêu rõ các quan hệ về báo cáo, các trách nhiệm và các nhiệm vụ. Các trách nhiệm về thực hiện các hạng mục công việc cũng phải được xác định rõ. Mỗi cá nhân cần phải biết các hạng mục công việc mà người này được mong đợi sẽ tham gia vào và với tư cách gì. Biếu đồ trách nhiệm đơn tuyến là một công cụ hữu ích để xác định các hạng mục công việc riêng lẻ và các trách nhiệm. Một khi các vai trò của tất cả các thành viên nhóm làm việc đã được thiết lập, chúng cần phải được giới thiệu cho từng cá nhân một cách thích hợp và các chức năng của họ cần phải được giải thích rõ ràng. Các nỗ lực liên tục của cán bộ quản lý dự án là cần thiết để giữ cho nhóm làm việc luôn ở trong tình trạng có tổ chức và được động viên. Một nỗ lực không ngừng cũng cần phải có đế phát hiện bất kỳ các vấn đề nào và đảm bảo rằng các biện pháp khắc phục thích hợp được thực hiện.

Sự gần gũi về mặt không gian có thể hỗ trợ cho việc hình thành tinh thần nhóm. Nếu có thể, các thành viên của nhóm cần được bố trí ở cùng một khu văn phòng làm việc để tạo điểu kiện cho sự truyền đạt thông tin và sự hiểu biết lẫn nhau. Các kênh thông tin mở cần được thiết lập và duy trì, đặc biệt về các mục tiêu của dự án và vai trò của từng thành viên nhóm làm việc trong nỗ lực đạt được các mục tiêu này.

Vai trò của các thành viên nhóm có xu hướng thay đổi theo thời gian khi dự án tiến triển từ một giai đoạn của vòng đời dự án sang giai đoạn kế tiếp. Bởi vì sự hỗn độn và bất trắc gây ra sự xung khắc và không hiệu quả, cán bộ quản lý dự án cần thường xuyên cập nhật về các thành viên nhóm về vai trò của họ trong dự án. Hơn thế nữa, người cán bộ quản lý này cần phát hiện bất kỳ vấn đề gì về đạo đức và uy tín càng sớm càng tốt trong một nỗ lực xác định và giảm nhẹ các nguyên nhân gây ra các vấn đề đó. Ví dụ như, sự xuất hiện của thành viên gây bè cánh hoặc tách biệt cần phải được nhin nhận là một dấu hiệu về sự quản lý nhóm không phù hợp.

Cán bộ quản lý dự án cũng cần có vai trò hỗ trợ trong việc làm giảm những lo lắng và sự bất trắc liên quan đến “tương lai sau khi dự án kết thúc”. Khi dự án đi đến các giai đoạn cuối cùng, cán bộ quản lý dự án cần thảo luận về các vai trò sau này trong tổ chức của từng thành viên của nhóm làm việc và chuấn bị một kế hoạch đê đảm bảo một sự chuyển đổi êm thuận tới một vai trò mới này. Bằng việc tạo ra một môi trường ổn định và một mục tiêu dự án rõ ràng, các cán bộ quản lý dự án có thê giúp đỡ cho các thành viên của nhóm làm việc tập trung vào công việc đang thực hiện.

Một khuyến cáo cho các cấp quản lý là tiến hành các cuộc họp nhóm thường xuyên trong suốt vòng đời của dự án, nhưng có lẽ được tiến hành thường xuyên hơn trong các giai đoạn đầu khi đó sự bất trắc là cao nhất. Trong một buổi họp nhóm, các kế hoạch, các vấn đề, các thủ tục hoạt động và các chính sách cần được thảo luận và giải thích. Bằng việc nhận diện các vấn đề trong tương lai và việc chuẩn bị một kế hoạch đã được thống nhất chung, khả năng thành công sẽ được tăng lên và khả năng xảy ra xung đột được giảm đi hoặc bị xoá sổ hoàn toàn.