Sử dụng máy tính khi quản lý thông tin trong dự án

Đầu tư dự án

Sử dụng máy tính khi quản lý thông tin trong dự án

(1) Trong quản lý thông tin dự án, máy tính có vai trò và ý nghĩa đặc biệt quan trọng, thể hiện tại ba khía cạnh:

–   Lưu trữ tài liệu, văn kiện và các dữ liệu khác về dự án: Vai trò này rất quan trọng cho hoạt động sử dụng, phân tích dự án đặc biệt là ở khía cạnh tiết kiệm thời gian, chính xác và tiện lợi. Ví dụ: các số liệu nền đã có sẵn của các dự án khác hoàn toàn có thể được phân tích lại theo tiếp cận mới của dự án, hoặc các dữ liệu về dự án theo từng mốc thời gian có thể dễ dàng được so sánh với nhau.

–   Xử lý số liệu: Các số liệu có thê được phân tích, xử lý dễ dàng, chính xác theo các định dạng nhất định.

–   Chia sẻ thông tin: Máy tính giúp cho quá trình chia sẻ thông tin dự án được thuận lợi hơn và rộng rãi hơn. Chắng hạn, sự phản hồi thông tin qua Internet hay chia sẻ dữ liệu dự án, báo cáo dự án thông qua các bản mểm sẽ thuận lợi rất nhiều.

(2) Các phần mềm dể phân tích, xử lý và lưu trữ thông tin quản lý dự án hiện đang sử dụng tương đối phong phú, điển hình (Access, SPSS, Excell, Word), trong quá trình thực hiện dự án, một số phần mềm như Team Up or Mind manager cũng thường được sử dụng. Đây là phần mềm tương đối thông dụng, dễ học, dễ sử dụng, dễ cài đặt và không chiếm quá nhiều bộ nhớ. Cán bộ dự án có thể sử dụng các phần mềm này để thiết lập mẫu quản lý thông tin cụ thê cho từng dự án. Chính vì thế, các cán bộ dự án và quản lý dự án biết sử dụng máy tính là điều kiện tiên quyết để việc quản lý thông tin có hiệu quả.

(3) Việc quản lý thông tin bằng máy tính giúp cho việc lưu trữ và chia sẻ thông tin trở lên nhanh, gọn, hiệu quả và khả năng chia sẻ rộng rãi. Các thông tin dự án được chia sẻ trên Internet là một ví dụ điển hình cho khả nãng chia sẻ thông tin qua máy tính. Qua mạng Internet có thể tìm thấy hầu hết các thông tin về các dự án đã và đang được thực hiện. Chỉ một địa chỉ trang Web, ta có thể biết được rất nhiều thông tin về một dự án nào đó. Đê khai thác được thông tin qua Internet người sử dụng cần biết một số những kỹ năng cơ bản như việc sử dụng từ khóa.