Trách nhiệm của lãnh đạo của hệ thống quản lý chất lượng QMS

Đầu tư dự án

Trách nhiệm của lãnh đạo

–       Cam kết của lãnh đạo cao nhất.

–       Hướng vào khách hàng.

–       Chính sách chất lượng.

–       Hoạch định gồm: Mục tiêu chất lượng; Hoạch định hệ thống chất lượng.

–       Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin gồm: Trách nhiệm và quyền hạn; Đại diện của lãnh đạo; Trao đổi thông tin nội bộ.

–       Xem xét của lãnh đạo gồm: Khái quát; Đầu vào của việc xem xét; Đầu ra của việc xem xét.

Quản lý nguồn lực

Quản lý nguồn lực bao gồm:

(1) Quản lý nguồn nhân lực

Con người (Human) được thể hiện qua kiến thức, kỹ năng (năng khiếu), kinh nghiệm và sức khỏe của người lao động. Con người là nguồn lực quan trọng nhất trong dự án vì hai nguyên nhân sau:

–    Con người (sức lao động) là nguồn lực để thực hiện dự án, đồng thời quyết định hai nguồn lực còn lại: Con.người tạo ra phương pháp thực hiện dự án và điều khiển công cụ để thực hiện dự án;

–     Con người còn kiểm soát và điều khiển các tiến trình thực hiện dự án một cách ổn định trước các tác đông thay đổi (rủi ro) trong môi trường thực thi dự án.

Những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm phải có năng lực, trên cơ sở được giáo dục, đào tạo, có kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp. Vì vậy, sau khi tổ chức xong bộ máy tổ chức của công ty, việc bố trí nhân sự là hết sức quan trọng, cần phải đưa các tiêu chuẩn vào việc bố trí công việc.

Ví dụ một số các tiêu chuẩn sau:

–      Nguyên tắc chung:

+ Tiêu chí cao nhất để bố trí nhân sự là sự phù hợp về chuyên môn và năng lực thực sự của cán bộ;

+ Người làm công tác quản lý buộc phải qua các trường lớp đào tạo có chứng chỉ;

+ Người làm công tác chuyên môn phải có bằng cấp tương ứng;

+ Tất cả mọi thành viên đều phải được đào tạo.

–      Tiêu chuẩn cán bộ:

+ Cán bộ phụ trách các phòng ban trở lên phải có bằng đại học (kỹ sư, cử nhân);

+ Các chức vụ từ phó tổng giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch HĐQT phải có bằng thạc sĩ hoặc tiến sĩ;

+ Các nhân viên phải có bằng cấp, chứng chỉ phù hợp (từ các nhân viên lễ tân, hành chính, bảo vệ, gác cổng).

Công ty có kế hoạch đào tạo chuyên môn cho những người chưa phù hợp về chuyên môn.

Nhân viên hành chính: Học soạn thảo vãn bản, lưu trữ hồ sơ.

Nhân viên bảo vệ: Giao tiếp, ứng xử.

Có kế hoạch tập huấn về ISO 9000 cho toàn công ty, chia thành nhiều lớp:

+ Lớp cho lãnh đạo chủ chốt;

+ Lớp cho các phòng ban;

+ Lớp cho toàn thể cán bộ công nhân viên.

Mục tiêu của quản lý nguồn nhân lực là phải đảm bảo rằng, mọi thành viên trong công ty nhận thức được các hoạt động của họ và họ đóng góp như thế nào đối với mục tiêu chất lượng. Trong hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), vai trò của mọi thành viên đều quan trọng như nhau, từ giám đốc đến người gác cổng, từ người tạp vụ tới chuyên gia, đều ảnh hưởng tới chất lượng. Đây là một quan điểm mới cần phải được hiểu rõ để áp dụng.

(2) Quản lý cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng (Tools) là nhóm các nguồn lực trợ giúp con người thực hiện dự án một cách trực tiếp nhờ sử dụng trang thiết bị, phần mềm hoặc gián tiếp sử dụng tiền để thuê mướn nhân công hoặc máy móc, thiết bị và kể đến cả nhà cửa, không gian làm việc. Cơ sở hạ tầng là phương tiện hỗ trợ sức lao động của con người để thực hiện dự án trong thời gian ngắn, nhằm tạo ra năng suất lao động cao hoặc chất lượng ổn định (giảm được các sai sót do chủ quan nhờ sử dụng thiết bị hoặc phần mềm). Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù họp đối với các yêu cầu vể sản phẩm.

a) Nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo

Trên một tinh thần chung là cố gắng sửa chữa, nâng cấp không gian làm việc và các phương tiện làm việc theo phương chàm: Vừa phải – tiết kiệm – phù hợp với năng lực của công ty và thay thế dần. Đó là phòng làm việc, bàn, ghế, tủ… chỉ cần nội địa cũng được.

b) Trang thiết bị

Vừa phải và phù hợp với yêu cầu sử dụng (máy điều hòa có thể chỉ cần FUNIKI của Hoà Phát – Việt Nam, Computer ASEAN…), các phần mềm chuyên dụng (SAP 2000, Microsoft Project 2000…), trang phục (quần áo, phù hiệu) cần thiết kế hoặc yêu cầu phù hợp với thực tế Việt Nam.

c) Dịch vụ hỗ trợ

Các dịch vụ hỗ trợ như trao đổi thông tin nội bộ, liên lạc với khách hàng.

(3) Quản lý phương pháp

Phương pháp (Method) được thể hiện bằng công nghệ, kỹ thuật, quy trình và quy tắc áp dụng vào tiến trình của dự án. Phương pháp là việc áp dụng kiến thức để xác định cách thực hiện dự án một cách tối ưu. Phương pháp là một dạng nguồn lực kiến tạo (concetual resource); nó không trực tiếp tạo ra kết quả cho tiến trình, nhưng nhờ nó có được các tiến trình tốt (thỏa mãn được các điểu kiện ràng buộc một cách chắc chắn) và nhờ đó tiến trình sẽ tạo ra kết quả đúng như mong đợi.

Tạo sản phẩm

(1) Hoạch định việc tạo sản phẩm

Hoạch định chiến lược về sản phẩm: Các nhà thầu xây dựng cần phải xây dựng một chiến lược về sản phẩm có tính lâu dài, phát triển bền vững và phù hợp năng lực của công ty.

–      Tư vấn: các hợp đồng về dịch vụ tư vấn.

–      Thiết kế: các hợp đồng về thiết kế.

–      Thi công: các hợp đồng về xây lắp.

–      Kinh doanh: các dự án phát triển nhà ở.

Để tạo ra được các sản phẩm trên cần phải thiết kế một loạt các quy trình hoạt động:

+ Quy trình marketing và quảng cáo, thông tin về công ty.

+ Quy trình đấu thầu về thiết kế và xây lắp.

+ Quy trình mua hàng.

+ Quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ.

+ Quy trình kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường.

(2) Các quá trình liên quan đến khách hàng gồm: Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm; Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm; Trao đổi thông tin với khách hàng.

(3) Thiết kế và phát triển gồm: Hoạch định thiết kế và phát triển; Đầu vào cúa thiết kế và phát triển; Đầu ra của thiết kế và phát triển; Xem xét thiết kế và phát triển; Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển; Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển; Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển.

(4) Mua hàng gồm: Quá trình mua hàng; Thông tin mua hàng; Kiểm tra xác nhận sán phẩm mua vào.

(5) Sản xuất và cung cấp dịch vụ gồm: Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ; Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ; Nhận biết và xác định nguồn gốc; Tài sản của khách hàng; Bảo toàn sản phẩm.

(6) Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

Đo lường, phân tích và cải tiến

Phải hoạch định và triển khai các quá trình theo dõi đo lường. Phân tích và cải tiến cần thiết để chứng tỏ sự phù hợp của sản phẩm, đảm bảo sự phù hợp của HTQLCL và thường xuyên nâng cao hiệu lực của HTQLCL. Điều này phải bao gồm việc xác định các phương pháp có thể áp dụng, kể cả phương pháp thống kê toán học và mức độ sử dụng chúng.

(1) Theo dõi và đo lường

Theo dõi sự thỏa mãn của khách hàng bằng các kênh thông tin, biện pháp thu thập và sử dụng các thông tin này.

Đánh giá nội bộ định kỳ theo kế hoạch để xác định sự phù hợp của HTQLCL.

Theo dõi và đo lường các quá trình và sản phẩm của HTQLCL, để kiểm soát được sản phẩm không phù hợp, bằng các biện pháp xử lý như sau:

–       Tiến hành loại bỏ sự không phù hợp (đổi cái mới).

–       Cho phép sử dụng nhưng sửa chữa lại theo sự chấp nhận của khách hàng.

Sản phẩm sau khi được khắc phục phải được kiểm tra, xác nhận lại chứng tỏ đã phù hợp với các yêu cầu. Công ty phải có biện pháp tìm ra nguyên nhân để có phương án khắc phục, loại trừ các tác động phụ hoặc các hậu quả tiềm ẩn của sự không phù hợp.

Ví dụ: Chống thấm, chống dột phải xử lý tận gốc. Nứt tường, nứt trần do lún phải xử lý chống lún.

(2) Phân tích dữ liệu

Sau khi thu thập các số liệu, cần phân tích các dữ liệu tương ứng, để đánh giá sự phù hợp hay chưa phù hợp của HTQLCL. Điều này bao gồm cả các dữ liệu được tạo ra do kết quả theo dõi, đo lường và từ các nguồn thích hợp khác.

(3) Cải tiến

Phải thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của HTQLCL thông qua việc sử dụng các chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng. Kết quả đánh giá, việc phân tích dữ liệu, hành động khắc phục, phòng ngừa và sự xem xét của lãnh đạo.

Cải tiến thường xuyên và cải tiến liên tục là một trong những nguyên tắc quan trọng, chiến lược của ISO 9000, nó làm cho hệ thống QMS luôn luôn phát triển để phù hợp với thị trường xây dựng luôn biến đổi.

Như vậy, QMS là một HTQLCL hết sức phức tạp. Nó bao gồm phần cứng và phần mềm.

Phần cứng đó là cơ sở hạ tầng kỹ thuật, nguồn nhân lực.

Phần mềm là sơ đồ tổ chức, hệ thống chất lượng.

Tất cả hoạt động trong một thị trường sôi động, vì vậy người quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng quyết định tới sự thành bại của công ty.

Có thể tạm kết luận rằng: Hệ thống quản lý chất lượng QMS không thể bảo đảm rằng các quá trình sản xuất và sản phẩm là không có lỗi, nhưng nó tạo nên sức mạnh và sự tin cậy của công ty do:

–      Một chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng.

–      Một mạng lưới tổ chức và nguồn lực thực hiện kế hoạch đạt yêu cầu mong muốn.

–      Một chiến lược mà mỗi dự án sẽ được triển khai một cách khoa học và phù hợp.

–     Một hệ thống mà ở đó tất cả các bộ phận, các thành viên khi làm việc đểu thống nhất như một.

–      Một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàng đều chắc chắn đạt được.

Và với một phương châm quản lý mới, ISO 9000 mang đến cho chúng ta một phương tiện mới, để chúng ta bước vào một thời kỳ mới – thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa.