Xây dựng hệ thống quản lý và yêu cầu quản lý thông tin ngay từ khi xây dựng dự án (P1)

Đầu tư dự án

Phải có sự tham gia chủ động của nhân viên dự án vào quá trình quản lý thông tin

Nguyên tắc này rất quan trọng và ảnh hướng đến toàn bộ quá trình quản lý thông tin dự án, chẳng hạn, các nhân viên dự án phải nhớ các tệp dữ liệu hoặc bản ghi vào hệ thống quản lý dữ liệu, hoặc nhân viên quản lý dự án phải cập nhật thường xuyên các hoạt động, các dữ liệu theo một chuán mực nhất định để có thể quản lý.

Xây dựng hệ thống quản lý và yêu cầu quản lý thông tin ngay từ khi xây dựng dự án

Một hệ thống thông tin thống nhất cần được xây dựng ngay từ đầu, tức là khi xây dựng dự án. Hệ thống này ít nhất phải đề cập đến những vấn đề sau:

–      Những yêu cầu về quản lý thông tin dự án;

–      Cán bộ thực hiện quán lý thông tin dự án;

–      Phạm vi thông tin cần được quản lý;

–      Hình thức quản lý thông tin (phần mềm quản lý, các mẫu báo cáo…).

Hỗ trợ công cụ quản lý để tăng hiệu quả của quản lý thông tin

Nhiều loại dữ liệu của dự án nếu xử lý bàng tay sẽ mất nhiều thời gian, chẳng hạn số liệu nền hay kết quả đầu ra của dự án. Các công cụ như máy tính, thư điện tử, dụng cụ trình chiếu… là rất quan trọng mang lại hiệu quả trong quản lý thông tin dự án.

Có sự tham gia của các bên liên đói trong quản lý thông tin

Thông tin cần được trao đổi giữa các bên liên đới và có sự phối hợp trong quản lý thông tin như thống nhất về định kỳ trao đổi, kiểm tra thông tin, giám sát thông tin, cập nhật thông tin. Như vậy sẽ tạo ra sự minh bạch và tính dễ kiểm tra của thông tin cũng như sự hợp tác giữa các bên liên đới.

Thông tin được quản lý và thông tin đã được xử lý, chính xác, thông nhất và chính thức

Đế tránh sử dụng và trao đổi những thông tin không chính xác hoặc không chính thức, thông tin quản lý phải được xử lý qua nhiều bước, nhất là quá trình kiểm tra tính chính xác của thông tin. Nguyên tắc có sự tham gia của các bên liên đới (nguyên tắc 5) là rất quan trọng đế đảm bảo được chất lượng thông tin quản lý.

 

Xây dựng hệ thống quản lý và yêu cầu quản lý thông tin ngay từ khi xây dựng dự án (P1) 1

Các bước và phương pháp thực hiện quán lý thông tin của dự án đầu tư xây dựng công trình

 

Quản lý thông tin dự án gồm 8 bước, trong đó 4 bước đầu tiên chủ yếu được thực hiện bới các ban quản lý và thực hiện dự án, 4 bước sau chù yếu được thực hiện bới cán bộ quản lý thông tin dự án.