Xây dựng hệ thống quản lý và yêu cầu quản lý thông tin ngay từ khi xây dựng dự án (P2)

Đầu tư dự án

Bước I: Xác định phạm vi thông tin cần phải quản lý

quản lý thông tin không có nghĩa là lưu trữ tất cả các dữ liệu (số liệu định tính và định lượng) và các bản ghi. Nó là quá trình tạo ra, sử dụng và chia sẻ, trao đổi thông tin. Vì thế phạm vi các thông tin dự án cần quản lý phải được xác định rõ ràng. Xác định được phạm vi thông tin cần được quản lý sẽ liên quan đến việc lựa chọn công cụ quản lý thông tin (các phần mềm phù hợp) và chương trình quản lý thông tin (thời gian cập nhật, trao đổi, kiểm tra, báo cáo, chia sẻ).

5 nhóm thông tin trong mục 9.2.1 là phạm vi thông tin cần quản lý. Mỗi thành phần dự án cần được quán lý cả 5 nhóm này trong phạm vi thành phần của mình.

Bước 2: Quyết định ai sẽ tham gia vào hoạt động quản lý thông tin dự án

Ngoài một hoặc vài nhân viên chuyên phụ trách quản lý thông tin, mọi nhân viên đều phải được yêu cầu về nội dung quản lý thông tin dự án. Tuy nhiên cán bộ quản lý thông tin phải được chọn lựa cán thận, phải đạt ba yếu tố cần thiết là:

– Hiểu biết về phương pháp thu thập dữ liệu, biết xử lý và quản lý dữ liệu;

–      Thông thạo các kỹ năng máy tính;

–      Có kỹ năng truyền thông, trao đổi thông tin với các bên liên đới.

Bước 3: Quyết định chương trình quản lý thông tin dự án

Có hai loại chương trình quản lý thông tin dự án là:

–   Chương trình quản lý theo nghĩa kế hoạch (các yêu cầu, kế hoạch cập nhật thông tin, tần suất cập nhật thông tin, các thời điểm báo cáo, chia sẻ thông tin, các kế hoạch trao đổi thông tin với các bên liên đới);

–      Chương trình phần mềm quản lý dữ liệu.

Xây dựng hệ thống quản lý và yêu cầu quản lý thông tin ngay từ khi xây dựng dự án (P2) 1

 

Bước 4: Đào tạo cán bộ quản lý và chương trình quản lý thông tin dự án.

Cán bộ quản lý thông tin dự án cần được đào tạo về yêu cầu quản lý thông tin, phương pháp thu thập, xử lý thông tin, chia sẻ thông tin. Khung lôgic, các chỉ dẫn và mục tiêu của dự án là những nội dung rất quan trọng đòi hỏi cán bộ quản lý thông tin cần nắm chắc vì thông tin được quản lý sẽ xoay quanh các nội dung trên.

Ngoài ra, các phần mềm quản lý thông tin cũng như nghiệp vụ trao đổi, chia sẻ thông tin cũng cần được đào tạo.

Bước 5: Phân tích các loại dữ liệu dựa trên tương quan giữa nhiệm vụ, mục tiêu của dự án với khung lôgic và các chỉ dẫn của dự án

Đây là bước rất quan trọng nhằm quản lý thông tin có hệ thống và khai thác, tổng hợp thông tin được dễ dàng nhất là khi trong một dự án có nhiều biến số (cả biến số độc lập và biến số can thiệp). Phương pháp thê hiện bước này gồm 6 nội dung:

–      Mục tiêu dự án;

–       Chỉ dẫn thể hiện mục tiêu;

–       Phương pháp thực hiện chỉ dẫn;

–       Mẫu thực hiện phương pháp;

–       Kết quả đạt được mục tiêu;

–       Những bình luận (hoặc ghi chú).

Phương pháp thể hiện 6 nội dung này hỗ trợ nhiều nhất cho hoạt động chia sẻ và thảo luận thông tin sau này của dự án.

Bước 6: Thu thập, cập nhật, xử lý thông tin quản lý.

Thu thập, cập nhật, xử lý thông tin là bước quan trọng nhất của quản lý thông tin. Trong bước này, có 8 hoạt động mà cán bộ quản lý thông tin phải thực hiện, đó là:

–       Xác định phạm vi thông tin cần quản lý;

–       Tìm kiếm, thu thập, cập nhật các thông tin của dự án tương tự;

–     Thu thập số liệu nền làm cơ sở phân tích cho dự án và phục vụ cho giám sát, đánh giá dự án sau này;

–     Xây dựng, lựa chọn hoặc vận dụng các chỉ dẫn đã được xây dựng trong khung lôgic để đe đạc các mục tiêu dự án;

–     Phân trường hoặc theo lĩnh vực các thông tin hoặc theo lĩnh vực như sô người hưởng lợi đầu ra, các loại mua sắm, các hoạt động dự án tại khu vực, chỉ tiêu dự án cúa từng hoạt động dự án…;

–     Thu thập, cập nhật và xử lý các dữ liệu cần thiết. Nếu cần có thế cập nhật số liệu mới định kỳ, hoặc yêu cầu các cán bộ dự án và cán bộ điều phối của các thành phần dự án báo cáo định kỳ để cập nhất số liệu;

–     Tổ chức và lưu trữ các bản ghi theo một chương trình đã được lựa chọn. Cần lưu ý, cách lưu trữ và khai thác các bản ghi phải được phổ biến đê mọi người thực hiện đều có thể tiếp cận được, tránh tình trạng chỉ duy nhất một hoặc vài người tiếp cận, khai thác được thông tin;

–      Xử lý các báo cáo: Khi đã nhận được các báo cáo từ cán bộ thực hiện hoặc cơ quan tư vấn, số liệu và các báo cáo phải được xử lý theo lĩnh vực nội dung hoặc theo nhóm vấn đề và được lưu trữ trong hệ thống quản lý thông tin chung của dự án.

Bước 7: Báo cáo về tình hình quản lý thông tin dự án.

Nhằm phục vụ cho việc thực hiện dự án, điều chỉnh dự án, báo cáo dự án, giám sát và đánh giá dự án. Cán bộ quản lý thông tin phải có báo cáo theo định kỳ (hàng tuần – hàng tháng) do chương trình quản lý quy định.

Báo cáo về tình hình quản lý thông tin dự án là “Báo cáo hoạt động quán lý thông tin dự án” và “Báo cáo việc thực hiện dự án dựa trên kết quả thông tin quản lý”.

Báo cáo hoạt động quản lý thông tin dự án bao gồm việc cập nhật thông tin, thu thập thông tin mới, tình hình báo cáo thông tin của cán bộ dự án, của cán bộ điều phối, chất lượng thông tin, mức độ bao quát của thông tin đối với toàn bộ dự án, trong đó cần thể hiện rõ những thông tin còn thiếu, thiếu tại lĩnh vực nào và kế hoạch tiếp theo.

Báo cáo việc thực hiện dự án dựa trên kết quả thông tin quản lý để thông báo về mặt tiến độ dự án, số lượng đầu ra so với mục tiêu, tương quan tiến độ và đầu ra giữa các thành phần dự án, sự phù hợp của các chỉ dẫn, hiệu quả dự án dựa vào các số liệu…

Bước 8: Chia sẻ, thảo luận thông tin.

Thông tin cần được thảo luận và chia sẻ không chỉ khi kết thúc dự án hoặc tổng kết dự án mà cần cung cấp, thảo luận thông tin với các đối tác, nhà tài trợ và các bên liên đới trong quá trình thực hiện dự án.

Việc cung cấp, trao đổi thông tin thường xuyên sẽ có những phản hồi hữu ích phục vụ cho việc điều chỉnh dự án hoặc thay đổi tiếp cận dự án. Những thông tin được quản lý tốt, một cách định kỳ – cần được thống nhất trước với các nhà tài trợ, các đối tác và các bên liên đới, dự án cần phải thảo luận và chia sẻ các thông tin sau:

–     Mục tiêu của dự án là gì?;

–     Dự án đang tiến hành đến đâu (các hoạt động cụ thể)?;

–     Kết quả của dự án đến thời điểm hiện tại (các hoạt động, số lượng đầu ra);

–     Kế hoạch tiếp theo (hoạt động cụ thể, đầu ra cụ thê và chương trình hoạt động);

–     Những vấn đề đặt ra là thực tế và chủ thể dựa trên khái quát kết quả thông tin dự án.